Hem Kommunikationsfärdigheter    
 


Kommunikationsfärdigheter

Vissa färdigheter behöver vi allihopa för att kunna kommunicera med varandra, må någorlunda bra och fungera i samhället. Det finns många kommunikationsfärdigheter, t ex att ge kritik, att inleda ett samtal, att tacka nej mm. och vissa kan vara svåra att bemästra. De goda nyheterna är att man kan förbättra sina kommunikationsfärdigheter genom att öva!
Vi på learningtransfer.se har valt att börja med två stycken, dvs. att ge kritik och att ge en bekräftelse.
Hör av er till oss med förslag på andra som ni vill att vi ska visa!


Att ge kritik

  1. Att ge kritik när man är arg brukar leda till försvar, motstånd, argumentation men sällan till beteendeförändring.
  2. Om man redan från början tycker att det är pinsamt att kritisera är risken stor att kritiken blir urvattnad och inte når fram.
  3. Att ge kritik genom att använda följande struktur ökar sannolikheten att man lockar fram en diskussion i stället för argumentation.
  • Ta upp problemet i stort och i subjektiva termer
  • Förmedla känslor och konsekvenser.
  • Säga något positivt om den du kritisera.
  • Uttrycka problemet i konkreta termer.
  • Ge förslag på konkret förändring.
  • Visa förståelse för den andres situation.
  • Lämna över ordet.

Att ge bekräftelse

Att uttrycka något positivt om den som man pratar med kan verka självklart. Min erfarenhet är dock att man lätt glömma bort att göra det. En del av oss kanske tar för givet att den andre förstår att vi uppskattar dem eller vad dem gör.
Med filmsekvenserna försöker vi visa:
  1. Chefen som 'glömmer bort' att ge en bekräftelse
  2. Chefen som överdriver och glömmer att en bekräftelse ska vara genuin och på rätt nivå.
  3. Chefen som ger en bekräftelse på ett sätt som förhoppningsvis känns som en naturlig del av kommunikation och visar en genuin uppskattning av den andre.

Att ta emot kritik

Kritik är en möjlighet att få veta mer om oss själva och hur andra uppfattar oss. Om vi tar emot kritik på ett lugnt sätt ökar vi sannolikheten att folk runt omkring oss vågar ge oss kritik. Om vi blir medvetna om andras uppfattningar om våra svagheter mm. kan vi ta ställning till om vi vill eller kan göra någonting åt det. Utan kritik är risken stor att vi stagnerar och går miste om möjligheten till utveckling. Naturligtvis kan vi inte förvänta oss att alla har bemästrat sociala färdigheten "att ge kritik" på ett sansat sätt, men vi kan påverka situationen positivt genom att träna på några punkter.
  1. Chefen verkar inte tolerera kritik! Han blir försvarsinställd direkt och avbryter även Kerstin som kritiserar honom just för att avbryta folk! Gissa om Kerstin har lust att kritisera honom igen? Han lyssnar inte.
  2. Chefen bryter nästan ihop för att Kerstin vågar kritisera honom. Kan det vara en strategi för att se till att ingen har lust att kritisera? Han överdramatiserar det hela utan att lyssna.
  3. Chefen lyssnar på vad Kerstin har att säga. Han undviker att bli försvarsinställd eller gå till motattack. Han berättar hur han känner, utan att komma med ursäkter och tar initiativ till förbättring. Chefen tar vara på kritiken och ser den som en möjlighet till utveckling.
När du tar emot kritik är det viktigt att tänka på följande:
  • Se det hela som en möjlighet till kunskap (undvik att bli försvarsinställd eller gå till motattack).
  • Försök att finna något i kritiken som du kan hålla med om (bara om det finns!).
  • Ställ frågor så att du får klarhet.
  • Erbjud den som kritiserar mer information om hur du känner, utan att komma med ursäkter.
  • Föreslå en kompromiss eller handling.
  • Lämna över ordet.

Att sätta gränser (eller 'tacka nej')

Det vimlar av situationer i våra liv när vi skulle vilja sätta gränser eller säga nej tack till någon. Det kan vara privat eller professionellt.
Med filmsekvenserna försöker vi visa:
  1. Kerstin accepterar chefens antagande att hon tar hand om uppgiften innan hon går hem men är uppenbarligen irriterad och uppgiven när han har gått.
  2. Kerstin visar sin irritation men tar emot uppgiften ändå - förmodligen kommer hon att sitta kvar med den trots att hon är arg. Dålig atmosfär mellan Kerstin och chefen.
  3. Kerstin ger chefen klart besked att hon snart ska gå hem MEN att hon kommer att prioritera uppgiften så snart hon börjar nästa dag. Hon tar initiativet och är trevlig men bestämd. Chefen får en klar gräns och förhoppningsvis är han lite mer omtänksam i fortsättningen. Bra stämning mellan Kerstin och chefen.
Några tips när man ska sätta en gräns eller tacka nej:
  • Lämna klart besked, t ex. "Nej, tack."
  • Låt klar, tydlig och övertygande.
  • Ta ögonkontakt
  • Föreslå alternativ
  • Undvik ursäkter och vaga svar

Att ta upp frågan om olämplig klädsel

Den här situationen kan vara känslig för både chefen och den anställde.
Med filmsekvenserna försöker vi visa:
  1. Chefen är "rak" men bufflig. Kerstin blir förnärmad och chefen blir irriterad. Resultatet kan bli att Kerstin går till överdrift i motsatt riktning när det gäller vad hon har på sig på jobbet. Oavsett blir det ingen bra stämning mellan Kerstin och chefen.
  2. Chefen har tänkt ut hur han ska ta upp frågan och använder sig av mallen som illustreras i en annan situation under Sociala Färdigheter (se Att Ge Kritik). Målet är en dialog och att Kerstin accepterar kritiken, samt går med på att ändra på sin klädsel.
  • Ta upp problemet i stort och i subjektiva termer. "Jag skulle vilja prata med dig om din klädsel här på jobbet."
  • Förmedla känslor och konsekvenser. "Jag har märkt att du har ganska korta kjolar här på jobbet och det drar till sig olämplig uppmärksamhet från vissa av våra klienter, har jag hört"
  • Säga något positivt om den du kritisera. "Jag tycker att det är bra att du vill klä dig snyggt när du står och representerar oss i receptionen, så det får du absolut fortsätta med."
  • Uttrycka problemet i konkreta termer. "Igår hade du ganska kort kjol."
  • Ge förslag på konkret förändring. "Jag skulle föredra om du i fortsättningen väljer andra snygga kläder du har, som visar lite mindre av dina ben."
  • Visa förståelse för den andres situation. "Jag förstår att du har en personlig stil som alla människor och vill klä dig så att du känner dig bekväm på jobbet"
  • Lämna över ordet. "Vad tycker du själv?"

En kvinnlig anställd berättar för chefen att en manlig kollega fäller olämpliga kommentarer, samt stjäl hennes idéer.

Ytterligare en känslig situation som kräver lyhördhet och skicklighet.
Med filmsekvenserna försöker vi visa:
  1. Chefen bagatelliserar Kerstins upplevelser och verkar t.o.m tycka att Örjans beteende är lite roligt. Han verkar försvara Örjan och tar hans parti och avslutar samtalet genom att kränka Kerstin! Kerstin ångrar att hon tog upp frågan.
  2. Chefen lyssnar. Han förmedlar förståelse utan att ta parti. Han ger Kerstin bekräftelse när hon tar upp frågan och frågar henne vad hon vill ska hända framöver. De kommer snabbt fram till ett sätt som skulle ge både stöd till Kerstin, samt ge chefen en möjlighet att hålla ett öga på situationen. Förhoppningsvis känner Kerstin att det var givande att ta upp frågan med chefen.

En anställd som tidigare har presterat på väldigt hög nivå har, under senaste tiden, inte fungerat så bra på jobbet.

En situation som kräver bekräftelse och empatiskt lyssnande.
Med filmsekvenserna försöker vi visa:
  1. Chefen verkar bara intresserad av Kerstins prestation och inte hur hon mår. Istället för empati är hans budskap nästintill hotfullt, dvs. om hon inte rycker upp sig kan hennes anställning ligga i farozonen!
  2. Chefen är bekräftande från första början. Han ger konkreta exempel på varför han tar upp frågan och förmedlar att huvudfokuset är hur han och arbetsplatsen kan hjälpa henne genom den här perioden. Förhoppningsvis känns det som en lättnad för Kerstin att chefen har tagit upp problemet och att hon får lite tid att tänka på hur hon vill ha det på jobbet framöver. Att ta upp problemet med Kerstin på detta sätt kan också bidra till en ännu bättre stämning på arbetsplatsen, eftersom att andra kommer att lägga märka till hur man blir behandlad om man mår dåligt på jobbet.

 


Sociala färdigheter
Chefen spelas av Steve Wicks och den anställda av Erika Sjöberg (Råbe & Kobberstad).

Att ge kritik

1. När man är arg (01:17)

2. Känna sig pinsam (00:54)

3. Använda en struktur (02:06)

Att ge bekräftelse

1. Glömma bort att ge bekräftelse (00:46)

2. Överdriva (00:46)

3. Genuint och naturligt (01:04)

Att ta emot kritik

1. Vara försvarsinställd (00:59)

2. Nästan bryta ihop (00:59)

3. Lyssna (01:21)

Att sätta gränser (eller 'tacka nej')

1. Vara passiv (00:34)

2. Bli arg och irriterad (00:54)

3. Trevligt men bestämt (00:45)


För kort kjol på arbetsplatsen

1. - rakt på sak (01:18)

2. - på ett balanserat sätt (01:50)

När det blir konflikt på arbetsplatsen

1. - och bagatellisera (01:50)

2. - och lyssna (03:38)


En anställd som inte längre presterar som tidigare

1. - Ryck upp dig! (01:32)

2. - Chefen (och arbetsplatsen)
som bryr sig
 (03:27)